Ang mga conference room ay kung saan bumubuo ng mga patakaran ang mga direktor ng korporasyon at gobyerno, tinatalakay ng mga pangkat at departamento ang mga proyekto, at ang mga ehekutibo ay nagpaplano ng mga desisyon sa operasyon. Ito ay isang lugar kung saan tinatalakay ang mga mahahalagang bagay at binubuo ang mga mahahalagang resolusyon, kaya hindi ba dapat na pinakamahalaga ang malinaw at mabisang komunikasyon?
Isaalang-alang ang pag-upgrade ng setup ng iyong conference room upang maisama ang mga makabagong solusyon sa audio-visual at ang pinakamahusay na teknolohiya sa conference room.
Isipin kung gaano ka-engganyo at produktibo ang mga pagpupulong kung ang mga kalahok ay maayos na handang maglahad ng kanilang mga ideya, magtalo ng kanilang mga punto, at, higit sa lahat, makinig sa mga panukala at pananaw ng ibang tao.
Sa pinakamababa, ang isang maayos at gumaganang silid-kumperensya ay dapat na gawing mas madali ang matagalang at kumplikadong mga pagpupulong—kung hindi man kasiya-siya—kahit papaano ay mas madali itong maisagawa. Sa pamamagitan ng pagbibigay-daan sa mas malinaw at mas epektibong komunikasyon, maiiwasan mo at ng iyong organisasyon ang mga kritikal na isyu na nagmumula sa hindi pagkakaunawaan.
Bilang halimbawa, natatandaan mo ba ang pagbagsak ng dalawang nakasabit na skywalk sa Hyatt Regency Hotel, Kansas City, noong 1981? Ang pagbagsak ng skywalk na iyon ay ikinamatay ng 114 na katao, at ito ay dahil sa isang pagbabago sa disenyo na hindi maayos ang istruktura, na maaaring naiwasan sana kung ang tagagawa ng bakal ay naupo sa isang silid kasama ang structural engineering team bago gumawa ng malagim (at sa huli ay nakamamatay) na desisyon sa paggawa.
Konteksto: Ang Havens Steel, ang tagagawa ng bakal, ay umano'y nakipag-ugnayan sa pangkat ng disenyo ng inhinyeriya ng istruktura ng Gillum and Associates sa pamamagitan ng tawag sa telepono. Gayunpaman, hindi nagkita nang personal ang dalawang kumpanya upang aprubahan at subukan ang bagong disenyo.
Nasa ibaba ang mga halimbawa ng mga makabagong pagpapahusay sa teknolohiya ng mga conference room na maaari mong ipatupad upang gawing matalinong mga conference room ang mga regular na meeting room. Gamitin ang mga ito upang mas mapabuti ang mga pagpupulong sa iyong organisasyon.
1. Mga Interaktibong Display.
Magkabit ng mga interactive screen sa inyong mga meeting room, at gamitin ang mga ito bilang mga display para sa mga multimedia presentation.
Maaari ring gamitin ng mga presenter ang mga interactive display bilang mga digital whiteboard, kung saan maaari silang magsulat, mag-compute, gumuhit nang mabilisan, mag-annotate ng mga dokumento, o gumawa ng marami pang ibang bagay. Posible rin ang kolaborasyon kung ang mga kalahok sa pulong ay maaaring mag-annotate ng kung ano ang nasa display mula sa isang konektadong tablet o notebook computer.
2. Mga Solusyon sa Video Conferencing.
Maaari mong gawing isang nakaka-engganyong video conferencing room ang isa sa iyong mga meeting room. Sa ganitong setup, ang mahabang dingding ay naglalaman ng isang ultrawide monitor na nagpapakita ng mga kalahok sa video meeting at anumang ibinahaging digital na nilalaman.
Magkabit ng wide-angle, high-resolution na video-conferencing camera sa dingding sa ilalim ng monitor ngunit kapantay ng mga mata ng mga kalahok sa pulong na nakaupo sa paligid ng kurbadong mesa ng pulong. Kukuhanan nito ng litrato ang mga kalahok sa pulong sa loob ng silid para sa kapakinabangan ng mga dadalo online. Pinakamainam na gumamit ng pan, tilt, at zoom (PTZ) camera, na nagbibigay-daan sa pagtutuon sa grupo sa kabuuan o sa mga indibidwal na tagapagsalita, kung kinakailangan.
Dapat may mga mikropono sa silid. Maaaring i-set up ng iyong system integrator ang iyong video conferencing room gamit ang isang malakas na central microphone at mga mic pod na nakakalat sa buong mesa para sa maginhawang pagkuha ng audio ng mikropono at pag-access sa mikropono ng mga kalahok sa silid. Maaari ring magkaroon ng sariling mikropono ang bawat upuan sa mesa.
Ang speaker (kung saan maririnig ang mga audio material at nagsasalita ang mga kalahok sa video conferencing) ay maaaring ilagay sa tabi ng web camera sa ilalim ng monitor. Ang isang video conferencing controller ay maaaring ilagay sa mesa o ikabit sa dingding. Maaari kang magsimula ng mga video call, magbahagi ng nilalaman mula sa mga nakakonektang screen, ayusin ang focus ng camera, at kontrolin ang mga mikropono sa isang pindot lang sa screen ng controller.
3. Mga Sistema ng Pag-iiskedyul o Pag-book ng Kwarto.
Gawing mas madali ang pag-book ng meeting room para sa iyong mga departamento at team gamit ang sistema ng pag-iiskedyul ng mga kuwarto.
Ang mga may awtoridad na mag-book ng mga meeting room (maaaring lahat ng tao sa kumpanya) ay maaaring ma-access ang interface ng pag-book ng meeting room sa isang app o webpage (hal., ang Google Workspace Calendar). Lahat ng conference room ng kumpanya at ang mga meeting na naka-iskedyul na (at kung kailan) ay ililista doon.
Pagkatapos ay maaaring pumili ang mga tauhan ng kanilang gustong conference room mula sa mga opsyon at ipahiwatig ang petsa at oras ng kanilang pagpupulong. Awtomatiko nitong iha-block ang napiling silid para sa petsa at oras na iyon sa unified booking dashboard.
4. Pamamahala ng Bisita.
Ang isang sistema ng pamamahala ng bisita ay makakatulong sa iyo na magbigay ng mahusay na karanasan sa mga bisita para sa mga kliyenteng bumibisita sa iyong opisina. Maaari kang magdagdag at mag-pre-register ng mga bisita sa iyong kalendaryo ng pagpupulong, at ang sistema ay magpapadala ng mga personalized na tagubilin at paalala sa email sa mga taong iyong idinagdag.
Kapag nasa loob na sila ng inyong gusali, maaari silang mag-check in sa reception ng gusali o sa pamamagitan ng self-service check-in kiosk. Maaari ka ring maabisuhan para makuha mo sila mula sa ground floor.
Kung pipiliin mo ang self-check-in system, ang mga naka-check in na bisita ay makakatanggap ng karagdagang mga tagubilin kung saan pupunta at kung paano makarating doon; maaari pa silang hilingin na pumirma ng mga kasunduan sa pagsisiwalat ng impormasyon, kung kinakailangan. Magpapadala rin sa kanila ang sistema ng digital pass na magagamit nila upang sumakay sa mga secure-access elevator at makadaan sa mga security door sa iyong palapag.
Sa iyong panig, aabisuhan ka ng visitor management system tungkol sa progreso ng iyong mga bisita para mapunta ka agad sa pintuan pagdating nila.
5. Awtomasyon ng Silid-Pulungan.
I-automate ang iyong meeting room. Maaaring mag-on o mag-off ang mga ilaw at air-conditioner, at maaaring magbukas o magsara ang mga window shade:
- sa mga itinakdang oras;
- kapag nakita ng mga sensor ng paggalaw ang aktibidad sa silid;
- kapag naka-iskedyul na ang isang pulong (batay sa input mula sa software para sa pag-iiskedyul ng silid); o
- bilang tugon sa mga utos gamit ang boses.
Bukod pa rito, gamit ang matalinong teknolohiya sa meeting room, maaari mong gamitin ang iisang plataporma para simulan ang mga video conference at kontrolin ang mga sumusunod:
- pag-iiskedyul ng silid
- ang mga mikropono
- ang mga kamera
- ang mga tagapagsalita
- ang mga ilaw
- mga shade ng kwarto
- ang mga air-conditioner
- ang mga projector
- mga monitor ng display
- pag-access sa silid
Ang ganitong masalimuot na trabaho ay nangangailangan ng input at kadalubhasaan ng isang systems and technology integrator na maaaring mag-ugnay sa lahat ng feature at teknolohiya ng iyong meeting room para sa automation at pinag-isang kontrol.
I-upgrade ang Setup ng Iyong Conference Room.
Maaaring maging mas matalino ang iyong meeting room gamit ang interactive display, software at kagamitan para sa video conferencing, room scheduling system, solusyon sa pamamahala ng bisita, at automation ng meeting room.
Ang MVP Tech ay isang nangungunang tagapagbigay ng mga solusyon sa integrasyon ng sistema.
Nag-aalok kami ng mga turnkey na solusyon at serbisyong audio-visual, na isinasama ang software at hardware at ikinokonekta ang mga ito sa isang pinag-isang sistema upang gawing matalinong mga conference room ang inyong mga regular na meeting room.
Makipag-ugnayan sa amin ngayon upang matuto tungkol sa modernong teknolohiya ng conference room na maaari mong gamitin upang i-upgrade ang setup ng iyong conference room.