In Konferenzräumen entwerfen Führungskräfte aus Wirtschaft und Politik Strategien, besprechen Teams und Abteilungen Projekte und treffen Führungskräfte operative Entscheidungen. Es ist ein Ort, an dem wichtige Angelegenheiten erörtert und bedeutende Beschlüsse gefasst werden – sollte daher eine klare und wirkungsvolle Kommunikation nicht oberste Priorität haben?
Erwägen Sie eine Modernisierung Ihrer Konferenzraumausstattung, um modernste audiovisuelle Lösungen und die beste Konferenzraumtechnik zu integrieren.
Stellen Sie sich vor, wie viel anregender und produktiver Besprechungen sein können, wenn die Teilnehmer gut gerüstet sind, um ihre Ideen vorzustellen, ihre Standpunkte zu vertreten und – was noch wichtiger ist – die Vorschläge und Sichtweisen anderer anzuhören.
Eine gut ausgestattete Konferenzraumausstattung sollte zumindest dazu beitragen, dass langwierige und hochkomplexe Besprechungen – wenn schon nicht angenehm – so doch zumindest leichter zu bewältigen sind. Durch eine klarere und effektivere Kommunikation können Sie und Ihr Unternehmen verhindern, dass kritische Probleme aufgrund von Missverständnissen entstehen.
Erinnern Sie sich beispielsweise an den Einsturz zweier hängender Fußgängerbrücken im Hyatt Regency Hotel in Kansas City im Jahr 1981? Bei diesem Unglück kamen 114 Menschen ums Leben; Ursache war eine baulich unsichere Konstruktionsänderung, die hätte vermieden werden können, wenn sich der Stahlbauer vor seiner verhängnisvollen (und letztlich tödlichen) Fertigungsentscheidung mit dem Team der Tragwerksplanung an einen Tisch gesetzt hätte.
Hintergrund: Der Stahlbauer Havens Steel soll sich telefonisch mit dem Team für Tragwerksplanung von Gillum and Associates abgestimmt haben. Die beiden Unternehmen trafen sich jedoch nicht persönlich, um den neuen Entwurf zu genehmigen und zu prüfen.
Im Folgenden finden Sie Beispiele für moderne technische Aufrüstungen von Konferenzräumen, mit denen Sie gewöhnliche Besprechungsräume in intelligente Konferenzräume verwandeln können. Nutzen Sie diese, um die Besprechungen in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
1. Interaktive Displays.
Rüsten Sie Ihre Besprechungsräume mit interaktiven Bildschirmen aus und nutzen Sie diese für Multimedia-Präsentationen.
Referenten können interaktive Displays auch als digitale Whiteboards nutzen, auf denen sie spontan schreiben, rechnen, zeichnen, Dokumente mit Anmerkungen versehen oder viele andere Dinge tun können. Eine Zusammenarbeit ist ebenfalls möglich, wenn die Teilnehmer der Besprechung die Inhalte auf dem Display über ein angeschlossenes Tablet oder Notebook mit Anmerkungen versehen können.
2. Lösungen für Videokonferenzen.
Sie können einen Ihrer Besprechungsräume in einen Raum für immersive Videokonferenzen verwandeln. Bei dieser Konfiguration ist an der Längswand ein Ultra-Wide-Monitor angebracht, auf dem die Teilnehmer der Videokonferenz sowie alle geteilten digitalen Inhalte angezeigt werden.
Bringen Sie eine hochauflösende Videokonferenzkamera mit Weitwinkelobjektiv an der Wand unterhalb des Monitors an, jedoch auf Augenhöhe der Besprechungsteilnehmer, die um den geschwungenen Besprechungstisch sitzen. So werden die Teilnehmer im Raum für die Online-Teilnehmer gut erfasst. Verwenden Sie am besten eine PTZ-Kamera (Pan, Tilt, Zoom), mit der Sie je nach Bedarf die gesamte Gruppe oder einzelne Redner fokussieren können.
Im Raum sollten Mikrofone vorhanden sein. Ihr Systemintegrator kann Ihren Videokonferenzraum mit einem leistungsstarken zentralen Mikrofon und über den Tisch verteilten Mikrofonmodulen ausstatten, um eine optimale Tonaufnahme und einen bequemen Zugang zu den Mikrofonen für die Teilnehmer im Raum zu gewährleisten. Jeder Platz am Tisch könnte zudem über ein eigenes Mikrofon verfügen.
Der Lautsprecher (über den Sie Audioinhalte hören und die Teilnehmer der Videokonferenz sprechen hören) kann neben der Webkamera unter dem Monitor angebracht werden. Ein Videokonferenz-Controller kann auf dem Tisch stehen oder an der Wand befestigt werden. Mit einem einzigen Fingertipp auf den Bildschirm des Controllers können Sie Videoanrufe starten, Inhalte von angeschlossenen Bildschirmen teilen, den Kamerafokus einstellen und die Mikrofone steuern.
3. Raumplanungs- oder Buchungssysteme.
Erleichtern Sie Ihren Abteilungen und Teams die Buchung von Besprechungsräumen mit einem Raumreservierungssystem.
Diejenigen, die befugt sind, Besprechungsräume zu buchen (das können alle Mitarbeiter des Unternehmens sein), könnten über eine App oder eine Webseite (z. B. den Google Workspace-Kalender) auf die Buchungsoberfläche für Besprechungsräume zugreifen. Dort würden alle Konferenzräume des Unternehmens sowie die bereits geplanten Besprechungen (und deren Termine) aufgelistet sein.
Die Mitarbeiter könnten dann aus den verfügbaren Optionen ihren bevorzugten Konferenzraum auswählen und das Datum sowie die Uhrzeit ihres Termins angeben. Dadurch sollte der ausgewählte Raum für diesen Termin automatisch im zentralen Buchungsportal gesperrt werden.
4. Besuchermanagement.
Ein Besuchermanagementsystem kann Ihnen dabei helfen, den Kunden, die Ihr Büro besuchen, ein hervorragendes Besuchererlebnis zu bieten. Sie können Gäste in Ihren Terminkalender eintragen und vorab registrieren, woraufhin das System den von Ihnen hinzugefügten Personen personalisierte E-Mail-Anweisungen und Erinnerungen zusendet.
Sobald sie in Ihrem Gebäude angekommen sind, können sie sich an der Rezeption oder über einen Selbstbedienungs-Check-in-Automaten anmelden. Sie werden möglicherweise auch benachrichtigt, damit Sie sie im Erdgeschoss in Empfang nehmen können.
Wenn Sie sich für das Selbst-Check-in-System entscheiden, erhalten die eingecheckten Gäste weitere Anweisungen dazu, wohin sie sich begeben müssen und wie sie dorthin gelangen; gegebenenfalls werden sie sogar gebeten, eine Vertraulichkeitsvereinbarung zu unterzeichnen. Das System sendet ihnen zudem einen digitalen Pass, mit dem sie die Aufzüge mit Zugangskontrolle nutzen und die Sicherheitstüren auf Ihrer Etage passieren können.
Das Besuchermanagementsystem informiert Sie über die Ankunft Ihrer Gäste, sodass Sie bei deren Eintreffen direkt an der Tür bereitstehen können.
5. Automatisierung von Besprechungsräumen.
Automatisieren Sie Ihren Besprechungsraum. Licht und Klimaanlagen lassen sich ein- und ausschalten, und die Jalousien lassen sich öffnen und schließen:
- zu festgelegten Zeiten;
- wenn Bewegungssensoren eine Bewegung im Raum registrieren;
- wenn ein Termin angesetzt wurde (auf Grundlage der Daten aus der Raumreservierungssoftware); oder
- als Reaktion auf Sprachbefehle.
Mit intelligenter Konferenzraumtechnik können Sie zudem über eine einzige Plattform Videokonferenzen starten und folgende Funktionen steuern:
- Raumbelegung
- die Mikrofone
- die Kameras
- die Redner
- die Lichter
- die Raumtöne
- die Klimaanlagen
- die Projektoren
- die Bildschirme
- Zugang zum Raum
Eine derart komplexe Aufgabe erfordert den Beitrag und das Fachwissen eines System- und Technologieintegrators, der alle Funktionen und Technologien Ihres Besprechungsraums miteinander vernetzen kann, um eine Automatisierung und einheitliche Steuerung zu ermöglichen.
Rüsten Sie Ihre Konferenzraumausstattung auf.
Mit einem interaktiven Display, Videokonferenzsoftware und -ausrüstung, einem Raumreservierungssystem, einer Lösung für das Besuchermanagement und einer Automatisierung des Besprechungsraums lässt sich Ihr Besprechungsraum deutlich intelligenter gestalten.
MVP Tech ist ein führender Anbieter von Systemintegrationslösungen.
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