Las salas de reuniones son el lugar donde los directivos de empresas y organismos públicos elaboran políticas, los equipos y departamentos debaten proyectos y los ejecutivos planifican decisiones operativas. Se trata de un espacio en el que se tratan asuntos de gran importancia y se adoptan resoluciones trascendentales, por lo que ¿no debería ser fundamental una comunicación clara y eficaz?
Considere la posibilidad de actualizar el equipamiento de su sala de reuniones para incorporar soluciones audiovisuales de última generación y la mejor tecnología para salas de reuniones.
Imagina lo mucho más interesantes y productivas que pueden ser las reuniones si los participantes cuentan con los medios adecuados para presentar sus ideas, defender sus argumentos y, lo que es más importante, escuchar las propuestas y los puntos de vista de los demás.
Como mínimo, una sala de reuniones bien equipada debería hacer que las reuniones largas y muy complejas, si no son precisamente agradables, al menos resulten más llevaderas. Al facilitar una comunicación más clara y eficaz, usted y su organización podrán evitar que surjan problemas graves derivados de malentendidos.
Por poner un ejemplo, ¿recuerdas el derrumbe de dos pasarelas suspendidas en el Hotel Hyatt Regency de Kansas City en 1981? Ese colapso se cobró la vida de 114 personas y se debió a un cambio en el diseño que presentaba deficiencias estructurales, algo que podría haberse evitado si el fabricante de acero se hubiera reunido con el equipo de ingeniería estructural antes de tomar esa decisión de fabricación tan trascendental (y, en última instancia, fatal).
Contexto: Al parecer, Havens Steel, la empresa de fabricación de acero, se puso en contacto por teléfono con el equipo de diseño de ingeniería estructural de Gillum and Associates. Sin embargo, las dos empresas no se reunieron en persona para aprobar y probar el nuevo diseño.
A continuación se incluyen algunos ejemplos de mejoras tecnológicas modernas para salas de conferencias que puedes implementar para convertir las salas de reuniones habituales en salas de conferencias inteligentes. Úsalas para mejorar las reuniones en tu organización.
1. Pantallas interactivas.
Instala pantallas interactivas en tus salas de reuniones y utilízalas para mostrar presentaciones multimedia.
Los ponentes también pueden utilizar las pantallas interactivas como pizarras digitales, en las que pueden escribir, realizar cálculos, dibujar sobre la marcha, anotar documentos o llevar a cabo muchas otras tareas. La colaboración también es posible si los participantes en la reunión pueden añadir anotaciones a lo que aparece en la pantalla desde una tableta o un ordenador portátil conectado.
2. Soluciones de videoconferencia.
Puedes convertir una de tus salas de reuniones en una sala de videoconferencias inmersiva. En esta configuración, en la pared más larga se coloca un monitor ultraancho que muestra a los participantes de la videoconferencia y cualquier contenido digital compartido.
Instale una cámara de videoconferencia gran angular y de alta resolución en la pared, debajo del monitor, pero a la altura de los ojos de los participantes sentados alrededor de la mesa de reuniones curvada. De este modo, se captará a los participantes presentes en la sala para que puedan verlos quienes asisten en línea. Lo más recomendable es utilizar una cámara con funciones de giro, inclinación y zoom (PTZ), que permite enfocar al grupo en su conjunto o a oradores concretos, según sea necesario.
La sala debería estar equipada con micrófonos. Tu integrador de sistemas puede equipar tu sala de videoconferencias con un potente micrófono central y módulos de micrófono distribuidos por toda la mesa, lo que facilita la captación del sonido y permite a los participantes acceder al micrófono desde sus asientos. Además, cada asiento de la mesa podría disponer de su propio micrófono.
El altavoz (desde el que se escucha el material de audio y las voces de los participantes en la videoconferencia) puede colocarse junto a la cámara web, debajo del monitor. El controlador de videoconferencia puede colocarse sobre la mesa o fijarse a la pared. Con un solo toque en la pantalla del controlador, puedes iniciar videollamadas, compartir contenido desde las pantallas conectadas, ajustar el enfoque de la cámara y controlar los micrófonos.
3. Sistemas de gestión de reservas de salas.
Facilita a tus departamentos y equipos la reserva de salas de reuniones con un sistema de gestión de reservas.
Las personas con autorización para reservar salas de reuniones (que podrían ser todos los empleados de la empresa) podrían acceder a la interfaz de reserva de salas de reuniones a través de una aplicación o una página web (por ejemplo, el calendario de Google Workspace). Allí aparecerían todas las salas de reuniones de la empresa y las reuniones ya programadas (junto con sus horarios).
A continuación, el personal podría elegir la sala de reuniones que prefiera de entre las opciones disponibles e indicar la fecha y la hora de la reunión. Esto debería bloquear automáticamente la sala elegida para esa fecha y hora en el panel de control de reservas unificado.
4. Gestión de visitantes.
Un sistema de gestión de visitantes puede ayudarte a ofrecer una experiencia excelente a los clientes que visitan tu oficina. Puedes añadir y preinscribir a los visitantes en tu calendario de reuniones, y el sistema enviará instrucciones y recordatorios personalizados por correo electrónico a las personas que hayas añadido.
Una vez que estén en el edificio, pueden registrarse en la recepción o mediante un quiosco de autoservicio. También se te puede enviar una notificación para que puedas ir a recogerlos a la planta baja.
Si opta por el sistema de auto-registro, los huéspedes que se hayan registrado recibirán más instrucciones sobre dónde deben dirigirse y cómo llegar hasta allí; es posible que incluso se les pida que firmen acuerdos de confidencialidad, según sea necesario. El sistema también les enviará un pase digital que podrán utilizar para acceder a los ascensores de acceso restringido y atravesar las puertas de seguridad de su planta.
Por tu parte, el sistema de gestión de visitantes te informará de la llegada de tus invitados para que puedas estar esperándolos en la puerta cuando lleguen.
5. Automatización de salas de reuniones.
Automatiza tu sala de reuniones. Las luces y los aparatos de aire acondicionado se pueden encender o apagar, y las persianas se pueden subir o bajar:
- en horarios determinados;
- cuando los sensores de movimiento detectan actividad en la habitación;
- cuando se haya programado una reunión (según los datos del software de gestión de salas); o
- en respuesta a comandos de voz.
Además, gracias a la tecnología inteligente para salas de reuniones, puedes utilizar una única plataforma para iniciar videoconferencias y controlar lo siguiente:
- reserva de salas
- los micrófonos
- las cámaras
- los ponentes
- las luces
- las cortinas de la habitación
- los aparatos de aire acondicionado
- los proyectores
- los monitores
- acceso a la habitación
Una tarea tan compleja requiere la colaboración y la experiencia de un integrador de sistemas y tecnología capaz de conectar todas las funciones y tecnologías de su sala de reuniones para lograr la automatización y un control unificado.
Mejora la configuración de tu sala de reuniones.
Tu sala de reuniones puede ser mucho más inteligente con una pantalla interactiva, software y equipos de videoconferencia, un sistema de gestión de reservas, una solución de gestión de visitantes y automatización de la sala de reuniones.
MVP Tech es un proveedor líder de soluciones de integración de sistemas.
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