Phòng họp là nơi các lãnh đạo doanh nghiệp và chính phủ soạn thảo chính sách, các nhóm và bộ phận thảo luận về dự án, và các nhà quản lý hoạch định các quyết định điều hành. Đây là nơi những vấn đề quan trọng được bàn bạc và những quyết định mang tính bước ngoặt được đưa ra, vậy thì liệu việc giao tiếp rõ ràng và có sức ảnh hưởng có phải là điều tối quan trọng hay không?
Hãy cân nhắc nâng cấp hệ thống phòng họp của bạn để tích hợp các giải pháp nghe nhìn tiên tiến nhất cùng công nghệ phòng họp hàng đầu.
Hãy tưởng tượng các cuộc họp sẽ trở nên hấp dẫn và hiệu quả hơn biết bao nếu những người tham gia được trang bị đầy đủ để trình bày ý tưởng, bảo vệ quan điểm của mình và, quan trọng hơn cả, lắng nghe các đề xuất và quan điểm của người khác.
Ít nhất, một không gian phòng họp được thiết kế tối ưu về mặt chức năng sẽ giúp các cuộc họp kéo dài và phức tạp—dù không hẳn là thú vị—thì ít nhất cũng dễ dàng vượt qua hơn. Bằng cách tạo điều kiện cho việc giao tiếp rõ ràng và hiệu quả hơn, bạn và tổ chức của mình có thể ngăn chặn những vấn đề nghiêm trọng phát sinh do hiểu lầm.
Để lấy ví dụ, bạn có còn nhớ vụ sập hai cầu đi bộ trên cao tại khách sạn Hyatt Regency ở Kansas City vào năm 1981 không? Vụ sập cầu đi bộ đó đã cướp đi sinh mạng của 114 người, và nguyên nhân là do một thay đổi thiết kế không đảm bảo về mặt kết cấu – điều có thể đã được ngăn chặn nếu nhà thầu gia công thép ngồi lại thảo luận với đội ngũ kỹ sư kết cấu trước khi đưa ra quyết định gia công mang tính quyết định (và cuối cùng là thảm khốc) đó.
Bối cảnh: Havens Steel, công ty gia công thép, được cho là đã trao đổi qua điện thoại với đội ngũ thiết kế kết cấu của Gillum and Associates. Tuy nhiên, hai công ty này chưa từng gặp mặt trực tiếp để thông qua và kiểm tra thiết kế mới.
Dưới đây là một số ví dụ về các giải pháp nâng cấp công nghệ phòng họp hiện đại mà bạn có thể áp dụng để biến những phòng họp thông thường thành phòng họp thông minh. Hãy tận dụng những giải pháp này để nâng cao chất lượng các cuộc họp trong tổ chức của bạn.
1. Màn hình tương tác.
Hãy lắp đặt các màn hình tương tác trong phòng họp của bạn và sử dụng chúng làm màn hình trình chiếu cho các bài thuyết trình đa phương tiện.
Người trình bày cũng có thể sử dụng màn hình tương tác như một bảng trắng kỹ thuật số, nơi họ có thể viết, tính toán, vẽ ngay lập tức, chú thích tài liệu hoặc thực hiện nhiều tác vụ khác. Việc hợp tác cũng có thể diễn ra nếu các thành viên tham gia cuộc họp có thể chú thích nội dung hiển thị trên màn hình từ một máy tính bảng hoặc máy tính xách tay được kết nối.
2. Giải pháp hội nghị truyền hình.
Bạn có thể biến một trong các phòng họp của mình thành phòng hội nghị truyền hình với trải nghiệm đắm chìm. Trong cách bố trí này, bức tường dài được lắp đặt một màn hình siêu rộng để hiển thị hình ảnh của những người tham gia cuộc họp và mọi nội dung kỹ thuật số được chia sẻ.
Lắp đặt một camera hội nghị truyền hình góc rộng, độ phân giải cao lên tường phía dưới màn hình, nhưng ở tầm mắt của những người tham gia cuộc họp đang ngồi xung quanh bàn họp cong. Điều này sẽ giúp ghi lại hình ảnh những người tham gia cuộc họp tại phòng, nhằm mang lại trải nghiệm tốt hơn cho những người tham dự trực tuyến. Tốt nhất nên sử dụng camera có chức năng xoay, nghiêng và thu phóng (PTZ), cho phép tập trung vào toàn bộ nhóm hoặc từng người phát biểu, tùy theo nhu cầu.
Phòng họp nên được trang bị micro. Nhà tích hợp hệ thống của bạn có thể thiết lập phòng hội nghị truyền hình với một micro trung tâm có công suất mạnh và các cụm micro được bố trí đều khắp bàn, nhằm đảm bảo thu âm thuận tiện và giúp người tham gia trong phòng dễ dàng sử dụng micro. Mỗi ghế ngồi tại bàn cũng có thể được trang bị micro riêng.
Loa (dùng để nghe âm thanh và giọng nói của các thành viên tham gia hội nghị truyền hình) có thể được đặt bên cạnh webcam, ngay dưới màn hình. Bộ điều khiển hội nghị truyền hình có thể đặt trên bàn hoặc gắn vào tường. Bạn có thể bắt đầu cuộc gọi video, chia sẻ nội dung từ các màn hình được kết nối, điều chỉnh tiêu cự camera và điều khiển micro chỉ bằng một lần chạm vào màn hình bộ điều khiển.
3. Hệ thống đặt lịch hoặc đặt phòng.
Hãy giúp các phòng ban và nhóm của bạn đặt phòng họp dễ dàng hơn nhờ hệ thống đặt phòng.
Những người có quyền đặt phòng họp (có thể là tất cả nhân viên trong công ty) có thể truy cập giao diện đặt phòng họp qua ứng dụng hoặc trang web (ví dụ: Lịch Google Workspace). Tất cả các phòng họp của công ty cùng các cuộc họp đã được lên lịch (và thời gian cụ thể) sẽ được liệt kê tại đó.
Sau đó, nhân viên có thể chọn phòng họp ưa thích từ các tùy chọn có sẵn và điền ngày giờ họp. Hành động này sẽ tự động khóa phòng đã chọn cho ngày và giờ đó trên bảng điều khiển đặt phòng chung.
4. Quản lý khách tham quan.
Hệ thống quản lý khách đến thăm có thể giúp bạn mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho các khách hàng ghé thăm văn phòng của bạn. Bạn có thể thêm và đăng ký trước thông tin khách vào lịch họp của mình, và hệ thống sẽ tự động gửi email hướng dẫn và lời nhắc nhở được cá nhân hóa đến những người mà bạn đã thêm vào.
Khi đã vào tòa nhà, họ có thể làm thủ tục tại quầy lễ tân hoặc qua máy làm thủ tục tự động. Bạn cũng có thể nhận được thông báo để ra đón họ ở tầng trệt.
Nếu quý khách chọn hệ thống làm thủ tục tự động, những khách đã làm thủ tục sẽ nhận được thêm hướng dẫn về địa điểm cần đến và cách di chuyển; tùy theo yêu cầu, quý khách có thể được yêu cầu ký vào thỏa thuận bảo mật. Hệ thống cũng sẽ gửi cho quý khách một thẻ truy cập điện tử để sử dụng khi đi thang máy có kiểm soát an ninh và qua các cửa an ninh tại tầng của quý khách.
Về phía bạn, hệ thống quản lý khách sẽ thông báo cho bạn về tình trạng của khách, để bạn có thể có mặt ngay tại cửa khi họ đến.
5. Tự động hóa phòng họp.
Tự động hóa phòng họp của bạn. Đèn và điều hòa có thể bật hoặc tắt, còn rèm cửa sổ có thể mở hoặc đóng:
- trong các khung giờ cố định;
- khi cảm biến chuyển động phát hiện có hoạt động trong phòng;
- khi một cuộc họp đã được lên lịch (dựa trên thông tin từ phần mềm đặt phòng); hoặc
- để phản hồi các lệnh bằng giọng nói.
Hơn nữa, với công nghệ phòng họp thông minh, bạn có thể sử dụng một nền tảng duy nhất để khởi tạo các cuộc họp trực tuyến và điều khiển các tính năng sau:
- Lịch sử dụng phòng
- các micro
- các máy ảnh
- các diễn giả
- đèn
- rèm cửa
- các máy điều hòa không khí
- các máy chiếu
- các màn hình hiển thị
- quyền truy cập phòng
Một công việc phức tạp như vậy đòi hỏi sự đóng góp và chuyên môn của một nhà tích hợp hệ thống và công nghệ, người có thể kết nối tất cả các tính năng và công nghệ trong phòng họp của bạn để tự động hóa và điều khiển tập trung.
Nâng cấp hệ thống trang thiết bị phòng họp của bạn.
Phòng họp của bạn sẽ trở nên hiện đại hơn rất nhiều nhờ màn hình tương tác, phần mềm và thiết bị hội nghị truyền hình, hệ thống đặt lịch phòng, giải pháp quản lý khách và hệ thống tự động hóa phòng họp.
MVP Tech là nhà cung cấp hàng đầu về các giải pháp tích hợp hệ thống.
Chúng tôi cung cấp các giải pháp và dịch vụ nghe nhìn trọn gói, kết hợp phần mềm và phần cứng, đồng thời tích hợp chúng thành một hệ thống thống nhất để biến các phòng họp thông thường của quý khách thành phòng hội nghị thông minh.
Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu về các giải pháp công nghệ phòng họp hiện đại giúp bạn nâng cấp hệ thống phòng họp của mình.