I konferencelokalerne udarbejder ledere i virksomheder og offentlige institutioner retningslinjer, diskuterer teams og afdelinger projekter, og ledende medarbejdere træffer operationelle beslutninger. Det er et sted, hvor alvorlige emner drøftes, og vigtige beslutninger træffes – bør klar og virkningsfuld kommunikation da ikke være af afgørende betydning?
Overvej at opgradere dit konferencelokale, så det kommer til at omfatte de nyeste audiovisuelle løsninger og den bedste teknologi til konferencelokaler.
Forestil dig, hvor meget mere engagerende og produktive møder kan blive, hvis deltagerne har de rette forudsætninger for at præsentere deres ideer, argumentere for deres synspunkter og – hvad der er endnu vigtigere – lytte til andres forslag og synspunkter.
Et velfungerende konferencelokale bør i det mindste gøre det lettere at komme igennem langvarige og meget komplekse møder – om ikke ligefrem gøre dem behagelige, så i det mindste gøre dem lettere at komme igennem. Ved at muliggøre en klarere og mere effektiv kommunikation kan du og din organisation forhindre, at der opstår kritiske problemer som følge af misforståelser.
Kan du for eksempel huske sammenbruddet af to hængende gangbroer på Hyatt Regency Hotel i Kansas City i 1981? Det sammenbrud kostede 114 mennesker livet og skyldtes en konstruktionsmæssigt uhensigtsmæssig ændring i designet, som kunne have været undgået, hvis stålproducenten havde siddet i et møde med konstruktionsingeniørerne, inden den traf sin skæbnesvangre (og i sidste ende fatale) beslutning om fremstillingen.
Baggrund: Stålproducenten Havens Steel skal angiveligt have taget kontakt til Gillum and Associates’ konstruktionsteam via telefon. De to virksomheder mødtes dog ikke personligt for at godkende og afprøve det nye design.
Nedenfor finder du eksempler på moderne teknologiske opgraderinger til konferencelokaler, som du kan implementere for at omdanne almindelige mødelokaler til smarte konferencelokaler. Brug dem til at forbedre møderne i din organisation.
1. Interaktive skærme.
Installer interaktive skærme i jeres mødelokaler, og brug dem til at vise multimediepræsentationer.
Foredragsholdere kan også bruge interaktive skærme som digitale tavler, hvor de kan skrive, regne, tegne i farten, tilføje kommentarer til dokumenter eller udføre mange andre opgaver. Samarbejde er ligeledes muligt, hvis mødedeltagerne kan tilføje kommentarer til det, der vises på skærmen, fra en tilsluttet tablet eller bærbar computer.
2. Løsninger til videokonferencer.
Du kan omdanne et af dine mødelokaler til et rum med en fordybende videokonferenceoplevelse. I denne opsætning er den lange væg udstyret med en ultrabred skærm, der viser deltagerne i videomødet samt eventuelt delt digitalt indhold.
Monter et vidvinkelkamera med høj opløsning til videokonferencer på væggen under skærmen, men i øjenhøjde med de mødedeltagere, der sidder rundt om det buede mødebord. På den måde kan de mødedeltagere, der er til stede i lokalet, ses af dem, der deltager online. Det er bedst at bruge et PTZ-kamera (pan, tilt og zoom), som gør det muligt at fokusere på gruppen som helhed eller på enkelte talere, alt efter behov.
Der bør være mikrofoner i lokalet. Din systemintegrator kan indrette dit videokonferencelokale med en kraftig central mikrofon og mikrofonenheder placeret rundt om bordet, så der sikres en god lydoptagelse og nem adgang til mikrofonerne for deltagerne i lokalet. Hver plads ved bordet kan også have sin egen mikrofon.
Højttaleren (hvorfra man kan høre lydmateriale og videokonference-deltagernes stemmer) kan placeres ved siden af webkameraet under skærmen. En videokonference-kontrolenhed kan stå på bordet eller monteres på væggen. Du kan starte videosamtaler, dele indhold fra tilsluttede skærme, justere kameraets fokus og styre mikrofonerne med et enkelt tryk på kontrolenhedens skærm.
3. Systemer til planlægning eller reservation af lokaler.
Gør det nemmere for dine afdelinger og teams at reservere et mødelokale ved hjælp af et lokalesystem.
De, der har beføjelse til at reservere mødelokaler (det kan være alle i virksomheden), kan få adgang til reservationsgrænsefladen via en app eller en webside (f.eks. Google Workspace-kalenderen). Her vises en oversigt over alle virksomhedens mødelokaler samt de møder, der allerede er planlagt (og hvornår de finder sted).
Medarbejderne kan derefter vælge deres foretrukne mødelokale blandt de tilgængelige muligheder og angive dato og klokkeslæt for mødet. Dette bør automatisk reservere det valgte lokale til den pågældende dato og det pågældende klokkeslæt på det samlede reservationsoversigtspanel.
4. Besøgsstyring.
Et besøgsstyringssystem kan hjælpe dig med at give de kunder, der besøger dit kontor, en fremragende oplevelse. Du kan tilføje og forhåndsregistrere gæster i din mødekalender, og systemet sender derefter personlige e-mail-instruktioner og påmindelser til de personer, du har tilføjet.
Når de er kommet ind i din bygning, kan de tjekke ind i bygningens reception eller via en selvbetjeningskiosk. Du kan også få besked, så du kan hente dem i stueetagen.
Hvis du vælger selvindtjekningssystemet, vil indtjekkede gæster modtage yderligere instruktioner om, hvor de skal hen, og hvordan de kommer derhen; de kan endda blive bedt om at underskrive fortrolighedsaftaler, hvis det er nødvendigt. Systemet vil også sende dem et digitalt adgangskort, som de kan bruge til at benytte elevatorer med adgangskontrol og komme forbi sikkerhedsdørene på din etage.
Hos dig vil besøgsstyringssystemet holde dig opdateret om dine gæsters ankomst, så du kan stå klar ved døren, når de ankommer.
5. Automatisering af mødelokaler.
Automatiser dit mødelokale. Belysning og klimaanlæg kan tændes eller slukkes, og persiennerne kan åbnes eller lukkes:
- på bestemte tidspunkter;
- når bevægelsessensorer registrerer aktivitet i rummet;
- når der er planlagt et møde (baseret på oplysninger fra lokalebookingssystemet); eller
- som reaktion på stemmekommandoer.
Med intelligent mødelokale-teknologi kan du desuden bruge én enkelt platform til at starte videokonferencer og styre følgende:
- lokaleplanlægning
- mikrofonerne
- kameraerne
- talerne
- lysene
- rumsgardinerne
- klimaanlæggene
- projektorerne
- skærmene
- adgang til rummet
Et så komplekst projekt kræver input og ekspertise fra en system- og teknologiintegrator, der kan sammenkoble alle funktioner og teknologier i jeres mødelokaler med henblik på automatisering og samlet styring.
Opgrader dit konferencelokale.
Dit mødelokale kan blive langt mere avanceret med en interaktiv skærm, software og udstyr til videokonferencer, et rumreservationssystem, en løsning til besøgsadministration og automatisering af mødelokalet.
MVP Tech er en førende udbyder af løsninger inden for systemintegration.
Vi tilbyder nøglefærdige audiovisuelle løsninger og tjenester, der omfatter både software og hardware, og som integrerer disse i et samlet system, så jeres almindelige mødelokaler kan omdannes til smarte konferencelokaler.
Kontakt os nu for at høre mere om moderne konferenceværelsesteknologi, som du kan bruge til at opgradere dit konferenceværelse.