Konferanserom er der direktører i bedrifter og myndigheter utarbeider retningslinjer, team og avdelinger diskuterer prosjekter, og ledere planlegger driftsavgjørelser. Det er et sted der alvorlige saker diskuteres og viktige vedtak formuleres, så burde ikke tydelig og effektiv kommunikasjon være avgjørende?
Vurder å oppgradere konferanserommet ditt for å inkludere banebrytende audiovisuelle løsninger og den beste konferanseromteknologien.
Tenk deg hvor mye mer engasjerende og produktive møter kan bli hvis deltakerne er ordentlig rustet til å presentere ideene sine, argumentere for poengene sine og, enda viktigere, høre andres forslag og synspunkter.
Et svært funksjonelt konferanserom bør i det minste gjøre langvarige og svært komplekse møter – om ikke hyggelige – i det minste enklere å gjennomføre. Ved å muliggjøre tydeligere og mer effektiv kommunikasjon kan du og organisasjonen din forhindre at kritiske problemer oppstår som følge av miskommunikasjon.
Husker du for eksempel kollapsen av to hengende gangbroer på Hyatt Regency Hotel i Kansas City i 1981? Denne havariet i gangbroen drepte 114 mennesker, og det skyldtes en strukturelt uforsvarlig designendring, som kanskje kunne vært unngått dersom stålprodusenten hadde satt seg i et rom med konstruksjonsteamet før de tok sin skjebnesvangre (og til slutt fatale) fabrikasjonsbeslutning.
Kontekst: Stålprodusenten Havens Steel skal visstnok ha sjekket med Gillum and Associates' konstruksjonstekniske designteam via telefon. De to selskapene møttes imidlertid ikke personlig for å godkjenne og teste den nye designen.
Nedenfor finner du eksempler på moderne oppgraderinger av konferanseromteknologi som du kan implementere for å forvandle vanlige møterom til smarte konferanserom. Bruk dem til å gjøre møtene i organisasjonen din bedre.
1. Interaktive utstillinger.
Installer interaktive skjermer i møterommene dine, og bruk dem som skjermer for multimediepresentasjoner.
Presentatører kan også bruke interaktive skjermer som digitale tavler, hvor de kan skrive, beregne, tegne mens de er på farten, kommentere dokumenter eller gjøre mange andre ting. Samarbeid er også mulig hvis møtedeltakerne kan kommentere det som er på skjermen fra et tilkoblet nettbrett eller en bærbar datamaskin.
2. Videokonferanseløsninger.
Du kan gjøre et av møterommene dine om til et altoppslukende videokonferanserom. I dette oppsettet har den lange veggen en ultrabred skjerm som viser videomøtedeltakere og eventuelt delt digitalt innhold.
Installer et vidvinkelkamera med høy oppløsning for videokonferanser på veggen under skjermen, men i øyehøyde med møtedeltakerne som sitter rundt det buede møtebordet. Dette vil fange opp møtedeltakerne i rommet til fordel for de som deltar online. Det er best å bruke et panorer-, tilt- og zoomkamera (PTZ), som gjør det mulig å fokusere på gruppen som helhet eller på individuelle talere, etter behov.
Det bør være mikrofoner i rommet. Systemintegratoren din kan sette opp videokonferanserommet ditt med en kraftig sentral mikrofon og mikrofonpoder fordelt over hele bordet for enkel lydopptak fra mikrofonen og tilgang til mikrofonen fra deltakerne i rommet. Hver plass ved bordet kan også ha sin egen mikrofon.
Høyttaleren (som du kan høre lydmateriale og videokonferansedeltakere snakke fra) kan plasseres ved siden av webkameraet under skjermen. En videokonferansekontroller kan stå på bordet eller festes til veggen. Du kan starte videosamtaler, dele innhold fra tilkoblede skjermer, justere kamerafokus og kontrollere mikrofonene med et enkelt trykk på kontrollerskjermen.
3. Romplanleggings- eller bookingsystemer.
Gjør det enklere å bestille møterom for avdelingene og teamene dine med et romplanleggingssystem.
De som har tillatelse til å bestille møterom (dette kan være alle i bedriften) kan få tilgang til grensesnittet for bestilling av møterom i en app eller en nettside (f.eks. Google Workspace-kalenderen). Alle bedriftens konferanserom og møtene som allerede er planlagt (og når) vil bli oppført der.
Deretter kan de ansatte velge sitt foretrukne konferanserom fra alternativene og angi møtedato og -klokkeslett. Dette skal automatisk blokkere det valgte rommet for den datoen og klokkeslettet på det enhetlige bookingdashbordet.
4. Besøkshåndtering.
Et besøkshåndteringssystem kan hjelpe deg med å gi kundene dine en utmerket gjesteopplevelse. Du kan legge til og forhåndsregistrere gjester i møtekalenderen din, og systemet vil sende personlige e-postinstruksjoner og påminnelser til personene du har lagt til.
Når de er i bygningen din, kan de sjekke inn i bygningens resepsjon eller via en selvbetjent innsjekkingskiosk. Du kan også bli varslet slik at du kan hente dem fra første etasje.
Hvis du velger selvinnsjekkingssystemet, vil innsjekkede gjester motta flere instruksjoner om hvor de skal dra og hvordan de kommer seg dit. De kan til og med bli bedt om å signere taushetserklæringer etter behov. Systemet vil også sende dem et digitalt pass de kan bruke for å ta heiser med sikker tilgang og komme forbi sikkerhetsdørene i etasjen din.
På din side vil besøksadministrasjonssystemet varsle deg om gjestenes fremgang, slik at du kan være der rett ved døren når de ankommer.
5. Automatisering av møterom.
Automatiser møterommet ditt. Lys og klimaanlegg kan slås av eller på, og persienner kan åpnes eller lukkes:
- i løpet av fastsatte tider;
- når bevegelsessensorer registrerer aktivitet i rommet;
- når et møte er planlagt (basert på inndata fra programvaren for romplanlegging); eller
- som svar på talekommandoer.
Med smart møteromsteknologi kan du dessuten bruke én plattform til å starte videokonferanser og kontrollere følgende:
- romplanlegging
- mikrofonene
- kameraene
- høyttalerne
- lysene
- rommets nyanser
- klimaanleggene
- projektorene
- skjermene
- tilgang til rommet
Slikt komplekst arbeid krever innsatsen og ekspertisen til en system- og teknologiintegrator som kan koble sammen alle møteromsfunksjoner og -teknologier for automatisering og enhetlig kontroll.
Oppgrader konferanserommet ditt.
Møterommet ditt kan bli så mye smartere med en interaktiv skjerm, programvare og utstyr for videokonferanser, et romplanleggingssystem, en løsning for besøksadministrasjon og automatisering av møterom.
MVP Tech er en ledende leverandør av systemintegrasjonsløsninger.
Vi tilbyr nøkkelferdige audiovisuelle løsninger og tjenester, og integrerer programvare og maskinvare og kobler dem sammen til et enhetlig system for å gjøre dine vanlige møterom om til smarte konferanserom.
Kontakt oss nå for å lære om moderne konferanseromteknologi du kan bruke til å oppgradere konferanserommet ditt.