As salas de conferência são onde os diretores de empresas e órgãos governamentais elaboram políticas, equipes e departamentos discutem projetos e executivos planejam decisões operacionais. É um local onde se discutem assuntos sérios e se tomam decisões importantes; portanto, uma comunicação clara e impactante não deveria ser fundamental?
Considere modernizar a configuração da sua sala de conferências para incorporar soluções audiovisuais de ponta e a melhor tecnologia para salas de conferências.
Imagine como as reuniões poderiam ser muito mais envolventes e produtivas se os participantes estivessem devidamente preparados para apresentar suas ideias, defender seus argumentos e, mais importante ainda, ouvir as propostas e os pontos de vista dos demais.
No mínimo, uma configuração altamente funcional da sala de conferências deve tornar as reuniões prolongadas e altamente complexas — se não agradáveis — pelo menos mais fáceis de suportar. Ao possibilitar uma comunicação mais clara e eficaz, você e sua organização podem evitar que surjam problemas críticos decorrentes de falhas de comunicação.
A título de exemplo, você se lembra do desabamento de duas passarelas suspensas no Hyatt Regency Hotel, em Kansas City, em 1981? Aquele desabamento causou a morte de 114 pessoas e foi resultado de uma alteração no projeto que comprometia a segurança estrutural, o que poderia ter sido evitado se o fabricante de aço tivesse se reunido com a equipe de engenharia estrutural antes de tomar sua decisão de fabricação, que acabou sendo fatídica (e, no fim das contas, fatal).
Contexto: A Havens Steel, empresa de fabricação de aço, teria entrado em contato por telefone com a equipe de projeto de engenharia estrutural da Gillum and Associates. No entanto, as duas empresas não se reuniram pessoalmente para aprovar e testar o novo projeto.
Veja a seguir alguns exemplos de atualizações tecnológicas para salas de conferência que você pode implementar para transformar salas de reunião comuns em salas de conferência inteligentes. Use-as para melhorar as reuniões na sua organização.
1. Telas interativas.
Instale telas interativas em suas salas de reunião e utilize-as para exibir apresentações multimídia.
Os apresentadores também podem usar telas interativas como quadros brancos digitais, onde podem escrever, fazer cálculos, desenhar na hora, anotar documentos ou realizar muitas outras tarefas. A colaboração também é possível se os participantes da reunião puderem fazer anotações no que está sendo exibido na tela a partir de um tablet ou notebook conectado.
2. Soluções de videoconferência.
Você pode transformar uma de suas salas de reunião em uma sala de videoconferência imersiva. Nessa configuração, a parede do fundo é ocupada por um monitor ultra-wide que exibe os participantes da videoconferência e qualquer conteúdo digital compartilhado.
Instale uma câmera de videoconferência grande angular e de alta resolução na parede, abaixo do monitor, mas na altura dos olhos dos participantes sentados ao redor da mesa de reuniões curva. Isso permitirá capturar os participantes presentes na sala, para o benefício daqueles que participam online. É recomendável usar uma câmera com funções de panorâmica, inclinação e zoom (PTZ), que permite focar no grupo como um todo ou em oradores individuais, conforme necessário.
Deve haver microfones na sala. Seu integrador de sistemas pode equipar sua sala de videoconferência com um microfone central potente e conjuntos de microfones distribuídos por toda a mesa, para facilitar a captação de áudio e o acesso dos participantes aos microfones. Cada lugar à mesa também pode ter seu próprio microfone.
O alto-falante (pelo qual se ouve o áudio e a voz dos participantes da videoconferência) pode ser colocado ao lado da webcam, abaixo do monitor. Um controlador de videoconferência pode ser colocado sobre a mesa ou fixado na parede. É possível iniciar chamadas de vídeo, compartilhar conteúdo de telas conectadas, ajustar o foco da câmera e controlar os microfones com um único toque na tela do controlador.
3. Sistemas de agendamento ou reserva de salas.
Facilite a reserva de salas de reunião para seus departamentos e equipes com um sistema de agendamento de salas.
Quem tiver autorização para reservar salas de reunião (o que pode incluir todos na empresa) poderá acessar a interface de reservas de salas de reunião por meio de um aplicativo ou de uma página da web (por exemplo, o Google Workspace Calendar). Todas as salas de conferência da empresa e as reuniões já agendadas (com os horários correspondentes) estarão listadas nesse local.
Os funcionários poderiam então escolher a sala de reunião de sua preferência entre as opções disponíveis e indicar a data e o horário da reunião. Isso deveria reservar automaticamente a sala escolhida para essa data e horário no painel de reservas unificado.
4. Gestão de visitantes.
Um sistema de gerenciamento de visitantes pode ajudá-lo a proporcionar uma excelente experiência aos clientes que visitam seu escritório. Você pode adicionar e pré-registrar visitantes em sua agenda de reuniões, e o sistema enviará instruções e lembretes personalizados por e-mail às pessoas que você adicionou.
Assim que chegarem ao seu prédio, eles podem fazer o check-in na recepção ou em um quiosque de check-in self-service. Você também pode ser notificado para ir buscá-los no térreo.
Se você optar pelo sistema de auto-check-in, os hóspedes que já tiverem feito o check-in receberão mais instruções sobre para onde ir e como chegar lá; poderá até ser solicitado que assinem acordos de confidencialidade, conforme necessário. O sistema também lhes enviará um passe digital que poderão usar para utilizar os elevadores de acesso restrito e passar pelas portas de segurança do seu andar.
Do seu lado, o sistema de gerenciamento de visitantes irá notificá-lo sobre a chegada dos convidados, para que você possa estar à porta assim que eles chegarem.
5. Automação de salas de reunião.
Automatize sua sala de reuniões. As luzes e os aparelhos de ar-condicionado podem ser ligados ou desligados, e as persianas podem ser abertas ou fechadas:
- durante horários determinados;
- quando os sensores de movimento detectam atividade na sala;
- quando uma reunião tiver sido agendada (com base nas informações do software de agendamento de salas); ou
- em resposta a comandos de voz.
Além disso, com a tecnologia inteligente para salas de reunião, você pode usar uma única plataforma para iniciar videoconferências e controlar o seguinte:
- agendamento de salas
- os microfones
- as câmeras
- os palestrantes
- as luzes
- as persianas do quarto
- os aparelhos de ar condicionado
- os projetores
- os monitores
- acesso ao quarto
Um trabalho tão complexo requer a contribuição e a experiência de um integrador de sistemas e tecnologias capaz de conectar todos os recursos e tecnologias da sua sala de reuniões para permitir a automação e o controle unificado.
Modernize a configuração da sua sala de conferências.
Sua sala de reuniões pode se tornar muito mais inteligente com um monitor interativo, software e equipamentos de videoconferência, um sistema de agendamento de salas, uma solução de gerenciamento de visitantes e automação da sala de reuniões.
A MVP Tech é uma empresa líder no fornecimento de soluções de integração de sistemas.
Oferecemos soluções e serviços audiovisuais completos, que integram software e hardware e os conectam em um sistema unificado para transformar suas salas de reunião comuns em salas de conferência inteligentes.
Entre em contato conosco agora mesmo para conhecer as modernas tecnologias para salas de conferência que você pode utilizar para modernizar a configuração da sua sala.