In vergaderzalen stellen bestuurders van bedrijven en overheidsinstanties beleid op, bespreken teams en afdelingen projecten en nemen leidinggevenden operationele beslissingen. Het is een plek waar belangrijke zaken worden besproken en ingrijpende besluiten worden genomen. Moet heldere en krachtige communicatie dan niet voorop staan?
Overweeg om de inrichting van uw vergaderruimte te moderniseren met geavanceerde audiovisuele oplossingen en de allerbeste vergadertechnologie.
Stel je eens voor hoe veel boeiender en productiever vergaderingen kunnen zijn als deelnemers goed toegerust zijn om hun ideeën te presenteren, hun standpunten te verdedigen en, nog belangrijker, te luisteren naar de voorstellen en standpunten van anderen.
Een goed ingerichte vergaderruimte zou langdurige en uiterst complexe vergaderingen op zijn minst – zo niet aangenaam – dan toch in ieder geval draaglijker moeten maken. Door duidelijkere en effectievere communicatie mogelijk te maken, kunnen u en uw organisatie voorkomen dat er door miscommunicatie kritieke problemen ontstaan.
Weet u bijvoorbeeld nog dat in 1981 twee hangbruggen bij het Hyatt Regency Hotel in Kansas City instortten? Bij dat ongeval kwamen 114 mensen om het leven. De oorzaak was een constructief onjuiste ontwerpwijziging, die wellicht voorkomen had kunnen worden als de staalfabrikant met het team van bouwkundig ingenieurs om de tafel had gezeten alvorens die noodlottige (en uiteindelijk fatale) beslissing over de fabricage te nemen.
Achtergrond: Havens Steel, de staalbouwer, zou telefonisch contact hebben opgenomen met het bouwtechnische ontwerpteam van Gillum and Associates. De twee bedrijven hebben elkaar echter niet persoonlijk ontmoet om het nieuwe ontwerp goed te keuren en te testen.
Hieronder vindt u voorbeelden van moderne technologische upgrades voor vergaderruimtes waarmee u gewone vergaderruimtes kunt omtoveren tot slimme vergaderruimtes. Gebruik deze om de vergaderingen binnen uw organisatie te verbeteren.
1. Interactieve schermen.
Plaats interactieve schermen in uw vergaderruimtes en gebruik ze voor multimediapresentaties.
Presentatoren kunnen interactieve schermen ook gebruiken als digitale whiteboards, waarop ze direct kunnen schrijven, rekenen, tekenen, aantekeningen maken in documenten of tal van andere dingen doen. Samenwerken is ook mogelijk als deelnemers aan de vergadering vanaf een aangesloten tablet of laptop aantekeningen kunnen maken bij wat er op het scherm te zien is.
2. Oplossingen voor videoconferenties.
U kunt een van uw vergaderruimtes omtoveren tot een ruimte voor meeslepende videoconferenties. In deze opstelling hangt aan de lange muur een ultrabrede monitor waarop de deelnemers aan de videoconferentie en eventuele gedeelde digitale inhoud worden weergegeven.
Bevestig een groothoekcamera met hoge resolutie voor videoconferenties aan de muur onder de monitor, maar wel op ooghoogte van de deelnemers die rond de gebogen vergadertafel zitten. Zo worden de deelnemers in de vergaderruimte goed in beeld gebracht voor degenen die online deelnemen. Gebruik bij voorkeur een PTZ-camera (pan, tilt en zoom), waarmee je naar behoefte kunt focussen op de groep als geheel of op individuele sprekers.
Er zouden microfoons in de ruimte moeten zijn. Uw systeemintegrator kan uw videoconferentieruimte uitrusten met een krachtige centrale microfoon en microfoonunits die over de hele tafel zijn verspreid, voor een optimale geluidsopname en gemakkelijke toegang tot de microfoons voor de deelnemers in de ruimte. Elke zitplaats aan de tafel zou ook een eigen microfoon kunnen hebben.
De luidspreker (waarmee u geluid hoort en de deelnemers aan de videoconferentie kunt horen spreken) kan naast de webcamera onder de monitor worden geplaatst. Een bedieningspaneel voor videoconferenties kan op de tafel worden geplaatst of aan de muur worden bevestigd. Met één druk op het scherm van het bedieningspaneel kunt u videogesprekken starten, inhoud van aangesloten schermen delen, de scherpstelling van de camera aanpassen en de microfoons bedienen.
3. Ruimteplannings- of reserveringssystemen.
Maak het reserveren van een vergaderruimte voor uw afdelingen en teams eenvoudiger met een reserveringssysteem.
Degenen die bevoegd zijn om vergaderruimtes te reserveren (dit kan iedereen binnen het bedrijf zijn) zouden via een app of een webpagina (bijvoorbeeld de Google Workspace-agenda) toegang hebben tot de interface voor het reserveren van vergaderruimtes. Daar zouden alle vergaderruimtes van het bedrijf en de reeds geplande vergaderingen (met de bijbehorende tijden) worden weergegeven.
Medewerkers kunnen dan uit de beschikbare opties hun favoriete vergaderruimte kiezen en de datum en tijd van hun vergadering aangeven. Hierdoor wordt de gekozen ruimte automatisch voor die datum en tijd gereserveerd op het centrale reserveringsdashboard.
4. Bezoekersbeheer.
Met een bezoekersbeheersysteem kunt u de klanten die uw kantoor bezoeken een uitstekende bezoekerservaring bieden. U kunt gasten toevoegen aan uw vergaderkalender en vooraf registreren, waarna het systeem gepersonaliseerde e-mailinstructies en herinneringen verstuurt naar de personen die u hebt toegevoegd.
Zodra ze in uw gebouw zijn, kunnen ze zich melden bij de receptie of via een zelfbedieningskiosk. U kunt hierover ook een melding ontvangen, zodat u ze op de begane grond kunt ophalen.
Als u kiest voor het zelf-inchecksysteem, krijgen ingecheckte gasten verdere instructies over waar ze heen moeten en hoe ze daar kunnen komen; indien nodig kan hen zelfs worden gevraagd een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. Het systeem stuurt hen ook een digitale pas waarmee ze gebruik kunnen maken van liften met beveiligde toegang en door de beveiligingsdeuren op uw verdieping kunnen gaan.
Het bezoekersbeheersysteem houdt u op de hoogte van de aankomst van uw gasten, zodat u bij de deur staat te wachten wanneer ze arriveren.
5. Automatisering van vergaderruimtes.
Automatiseer uw vergaderruimte. Verlichting en airconditioning kunnen worden in- of uitgeschakeld, en de zonwering kan worden geopend of gesloten:
- op vaste tijden;
- wanneer bewegingssensoren beweging in de kamer detecteren;
- wanneer er een vergadering is ingepland (op basis van gegevens uit het reserveringssysteem); of
- in reactie op spraakopdrachten.
Met slimme vergaderzaaltechnologie kunt u bovendien via één enkel platform videoconferenties starten en het volgende bedienen:
- zaalreservering
- de microfoons
- de camera's
- de sprekers
- de lichten
- de rolgordijnen
- de airconditioners
- de projectoren
- de beeldschermen
- toegang tot de kamer
Voor dergelijk complex werk is de inbreng en expertise nodig van een systeem- en technologie-integrator die al uw vergaderruimtefuncties en -technologieën kan koppelen, zodat automatisering en een uniforme bediening mogelijk worden.
Geef je vergaderruimte een upgrade.
Uw vergaderruimte kan een stuk slimmer worden met een interactief scherm, software en apparatuur voor videoconferenties, een reserveringssysteem, een oplossing voor bezoekersbeheer en automatisering van de vergaderruimte.
MVP Tech is een toonaangevende leverancier van oplossingen voor systeemintegratie.
Wij bieden kant-en-klare audiovisuele oplossingen en diensten, waarbij we software en hardware integreren en tot één samenhangend systeem samenvoegen om uw gewone vergaderruimtes om te vormen tot slimme vergaderruimtes.
Neem nu contact met ons op voor meer informatie over moderne vergadertechnologie waarmee u uw vergaderruimte kunt moderniseren.